Telefon santral sistemleri için operatör konuşmaları son derece önemlidir. Operatör seslendirme, şirketleri arayan müşterileri sıkmamalı, telefondaki işlemlerini kolayca yapabilmelerine imkan sağlamalıdır.
Müşteri deneyimini daha iyi seviyeye taşımak isteyen firmalar, telefon çağrılarını yönetmede bazen sorunlarla karşılaşabiliyorlar. Bu sorunlar arasında en önemli olan ise karmaşık santral anonsları nedeniyle arayan müşterilerin doğrudan operatöre bağlanmasıyla sonuçlanan telefon çağrıları.
Santralde yayınlanan operatör konuşmaları karmaşıklaştıkça arayanlar sıfır tuşuna basarak doğrudan santral görevlisine bağlanmayı ve yönlendirmeyi görevlinin yapmasını tercih ediyor. Santralde bulunan görevli veya görevlilerin iş yükünü artıran bu durumun önüne geçmek mümkün.
Dilerseniz bu sorunun çözümünü açıklayalım. Karşılama anonsunun karmaşık ve uzun oluşu arayanları sıfır tuşlayarak doğrudan operatöre bağlanmaya yönlendiren etkenlerin arasında ilk sırada yer alıyor.
Kısa ve kolay anlaşılan santral seslendirme metinleri ile soruna kalıcı bir çözüm getirebilirsiniz. Metin yazımı aşamasında standart kalıpların dışına çıkmamanız arayanların daha önceden alışık olduklarının dışında bir santral seslendirmesi ile karşılaşmayacakları için zorlanmadan istedikleri birime bağlanmalarına yardımcı olacaktır.
Anonslardan fon müziği kullanmayın!
Genellikle küçük şirketlerin kullanmakta ısrar ettiği santral fon müzikleri seslendirmenin anlaşılırlığını önemli ölçüde azaltıyor. Firmaları arayan her müşteri farklı bir telefon, farklı bir operatör veya farklı bir kulaklık kullanıyor. Ve hepsinin duyduğu anons sesinin en iyi kalitede olması için telefon operatör anonsunda fon müziği kullanmamak gerekiyor.
Bekletme müziklerinin arasında kısa tanıtım mesajları yayınlayın
Bir önceki bölümde fon müziği kullanılmaması gerektiğinden bahsetmiştik. Şimdi ise tuşlama yapan müşterilerin bekleme esnasında duyacağı müziklere değinelim. Karşılama anonsunda fon müziği kullanmayı hiç tavsiye etmesek de, bekletmelerde mutlaka müzik ve/veya duyuru anonsları yayınlamanızı öneriyoruz.
